Ved du, om kommunikationsflowet i din virksomhed matcher med workflowet?
Er din organisation bekymret for medarbejdernes arbejdsglæde, nu hvor flere medarbejdere begynder at arbejde hjemmefra? Er I usikre på, om hjemmearbejde påvirker kvaliteten af arbejdsrelaterede interaktioner mellem jeres medarbejdere? Ved I, om dem, der har arbejdsmæssige relationer får kommunikeret tilstrækkeligt med hinanden? På ICOA har vi indsigter, der kan mindske den slags bekymringer. Læs nærmere om 3 vigtige takeaways baseret på vores forskning om emnet, eller kontakt os hvis du vil vide mere.
![Figuren illustrerer interaktionsmønstrene i en virksomhed, vi undersøgte. Farverne på cirklerne indikerer afdelingerne, som de enkelte medarbejdere tilhører. De grå streger indikerer workflows, mens de blå indikerer kommunikationsflows. Som det ses, er der ikke et ét til ét overlap.](/fileadmin/_processed_/e/a/csm_ICOA_figure_e68cfcfd6d.png)
Der er ikke noget, der tyder på, at arbejdsglæden bliver negativt påvirket af at arbejde hjemmefra
Baseret på en undersøgelse af en organisation, hvor vi kortlagde dens workflows med dens kommunikationsflows ved at kombinere spørgeskemadata med e-mail data, fandt vi, at medarbejderne generelt oplevede høj arbejdsglæde. Desuden påvirkedes arbejdsglæden ikke væsentligt ved at arbejde hjemmefra sammenlignet med at være fysisk til stede på arbejdspladsen.
Takeaway 1: På det individuelle niveau påvirker hjemmearbejde ikke arbejdsglæden.
En hybrid arbejdsform er essentiel for kvaliteten af arbejdsrelaterede interaktioner
Individuel arbejdsglæde er ikke det samme som at opleve kvalitet i ens arbejdsrelaterede interaktioner. Vores undersøgelse viste, at medarbejderne oplevede højere kvalitet i deres interaktioner, og generelt fandt deres interaktioner mere spændende, når de kommunikerede face-to-face frem for via online medier. Nogle medarbejdere oplevede ligefrem interaktionerne som negative, når de kommunikerede online.
Vi sammenlignede ligeledes forskellige typer af arbejde (dvs. hjemmearbejde, hybrid, og face-to-face). Vi fandt, at den organisatoriske sammenhængskraft ændrede sig, når alle medarbejdere arbejdede hjemmefra. Kommunikationen mellem dem, der allerede var tætte partnere, blev styrket, hvorimod den blev reduceret for dem, der ikke var tætte. Det skal din organisation være opmærksom på, hvis du vil have mere hjemmearbejde i fremtiden, da det kan føre til silodannelser og manglende vidensoverførsel og innovation.
Takeaway 2: Fra et relationelt perspektiv spiller en hybrid kommunikationsmåde (hjemmearbejde kombineret med face-to-face) en nøglerolle i at opretholde bæredygtige arbejdsrelaterede interaktioner mellem medarbejdere.
Det er vigtigt, at work- og kommunikations-flow matcher
Vi undersøgte også, hvorvidt der var et match mellem medarbejdernes workflow og e-mail-kommunikation (hvem, der talte med hvem, i.e., deres kommunikationsflow).
Der er to typer mismatch: ommission og commission-fejl. Ommission-fejl opstår, når medarbejdere med interafhængige arbejdsstrukturer ikke i tilstrækkelig grad udveksler information. Commission-fejl opstår, når medarbejdere snakker for meget med nogen, de ikke har arbejdsrelaterede opgaver (i.e., workflow) med.
I vores organisation fandt vi, at omission-fejlene var forbundet med lavt engagement og negative følelser i interpersonelle forhold, og vice versa for commission-fejlene. Med andre ord: Medarbejderne brugte for meget tid på at kommunikere med dem, de kunne lide; og for lidt tid på at tale med dem, de var arbejdsmæssigt afhængige af, men som de ikke kunne lide. Sådanne mismatch er potentielt kritiske, og findes desværre i de fleste organisationer.
En kortlægning af workflow og kommunikationsflow kan altså medvirke til at vise, hvordan organisationer med fordel kan skabe bedre match mellem disse.
Takeaway 3: Fra et organisatorisk perspektiv skal workflow og kommunikationsflow matche over tid. Hvis ikke, bør organisationer justere dem ved at omfordele opgaver, redesigne kontorlokaler eller på anden vis skabe bedre interaktionsmuligheder.
Resultaterne er en del af et større projekt: ‘Patterns of Interaction - Emergence and Consequences’, sponsoreret af Det Frie Forskningsråd. Projektgruppen består af Kyusuke Tanaka, Dorthe Døjbak Håkonsson, Erik Reimer Larsen, Christine Parsons (alle Aarhus Universitet) samt Gianluca Carnabuci og Eric Quintane (begge ESMT (European School of Management and Technology).