Digitaliserings-sprint
Sprintet hjælper med at stille skarpt på, hvordan man bedst optimerer og digitaliserer eksisterende processer. Dette kan f.eks. være interne processer eller processer som involverer kunder og/eller samarbejdspartnere.
I sprintet optegner man sin proces nu (as-is) og sætter fokus på, hvad der fungerer ‘godt’ og ‘mindre godt’. Med den udarbejder man en ny proces (to-be) og optegner en skitse for hvordan den digitale løsning kan se ud.
Sprintet sikrer at alle forstår og er enige om processerne. Deltagelse fra flere forretningsområder giver mulighed for, at der kan komme idéer fra mange forskellige steder. Samtidigt kan man på baggrund af skitsen, visualisere løsningen og afklare usikkerheder hurtigt.
Sprintet bliver typisk brugt til:
-
Optimering og/eller nyudvikling af interne processer
-
Optimering og/eller gentænkning af salgskanaler
-
Gentænkning af digitalt setup
-
Visualisering og aktivering af data
-
Salgsprocesser, kunderejser, effektivisering af salg og rekruttering
Hvem:
Procesejer og nøglemedarbejdere + evt. eksterne eksperter.
Hvornår:
Ved opstart af projekt hvor en proces skal gentænkes eller optimeres.
Hvorfor:
Kortlægning af udfordringer og potentialer i en given proces.
Typisk prototype:
To-be proces og gentande som skal bruges til at skabe den nye proces.
Typisk test:
Test i en enkelt afdeling eller isoleret områder, hvor det er hurtigt at opsamle effekten af testen
Tid:
120 min. hvis kortlægning er gjort forinden
Step 1: As-is
Kortlæg processen som den er nu (as-is).
Der er mange forskellige processer, hvilket kalder på forskellige metoder at optegne processen på. Herunder et par eksempler:
- Salg: Hvordan ser salgstragten ud fra første gang en kunde høre om virksomheden til de har købt et produkt?
- Interne processer (f.eks. i ERP System, Bogføring mv.): Hvordan er gennemløbet fra opgaven startes til den afsluttes.
- Kunderejse: Hvilken oplevelse har kunder fra køb til service og genkøb?
- Værdikæde: Hvordan går produktet fra råvare til salgbart produkt?
Kortlægningen af as-is kan med fordel gøres inden sprintet!
Step 2. Speedbåd
Når processen er kortlagt, er det tid til at undersøge, hvor potentialerne/udfordringerne ligger. Her kan man med fordel have lavet relevante analyser forinden, så man ved om der problemer, som brænder mere end andre. Ellers noteres “Hvad fungerer godt?” og “hvad fungerer mindre godt?”
Prioriter og marker de væsentligste svagheder i processen.
Facilitator noter:
1. Hvad fungerer godt?:
Giv hver deltager 5 min. til at notere, hvad der fungerer godt i jeres proces som den er nu. Placer og gennemgå noterne i den proces, som der er kortlagt
2. Hvad fungerer mindre godt
Giv hver deltager 10 min. til at notere, hvad der “fungerer mindre godt” i den eksisterende proces?
3. Stem
Giv hver deltager 3 stemmer og stem på det som opleves, som den største udfordring i den nuværende proces.
4. Spørgsmål
Tag den største udfordring og vend til et spørgsmål. Er det f.eks. at “ingen I værkstedet gider at indtaste data” så vend denne udfordring til “hvordan sikrer vi at vi får relevante data fra værkstedet?”. Spørgsmålet er aktivt og gør det nemmere at arbejde med
Step 3: Idéer
Brug det eller de højest prioriterede spørgsmål som udgangspunkt til at udarbejde idéer løsningen/er. Prioritér og præsentér idéerne for hinanden.
Facilitator noter:
1. Inspiration:
Start med at give deltagerne 10-15 min. til at finde eller komme på inspiration til mulige løsninger. Kort sagt lav en bruttoliste over mulige løsninger. Tænk gerne uden for egen branche og overvej, “hvem andre, der gør det godt?” Præsentér inspirationen for hinanden.
2. Løsninger:
Lad hver deltager udarbejde deres egen løsning. Alt afhængig af kompleksitet kan dette gøres med forskellige mængder af tid. 20-40 minutter
3. Prioriter:
Prioriter forslag til løsninger i en værdi/indsats matrix. Og udvælg de idéer som flest tror mest på.
Step 4: To-be
Optegn den nye proces
Med udgangspunkt i idéer til en løsning udarbejdes nu den nye proces. Denne optegnes i fællesskab og med brug af de løsninger deltagerne har foreslået/udarbejdet.
Step 5: Test-flow
Udvælg det vigtigste flow for processen. Et flow kan fx være de data som en kunde eller en medarbejder skal indtaste eller en serie af handlinger som en samarbejdspartner skal gøre. Overvej hvem der er den primære bruger og/eller hvor der er størst usikkerhed ift. om den digitale proces skaber den værdi, som I ønsker. Øvelsen skal hjælpe jer til at optegne en wireframe for jeres nye digitale proces.
Facilitator noter:
1. Test flows:
Bed deltagerne om hver især, at opsætte det vigtigste flow i 6 grove skridt. Det kan være en hjælp at starte med det sjette og første skridt og så derefter udfylde de resterende skridt.
2. Udvælg flow:
Udvælg og tilpas det flow som virker mest realistisk. Hold det til 5-7 skridt.
Step 6: Wireframe
Optegn funktionalitet for det udvalgte testflow. Tag udgangspunkt i testflow, og brug den inspiration og de løsninger der er genereret.
Facilitator noter:
1. Vælg device:
Hvis initiativet kræver interaktion via en skærm kan man inden wireframen udarbejdes med fordel forholde sig til, om man ønsker at teste løsningen på mobil, tablet eller desktop
2. Skitser løsningen:
Tegn løsningen op med en eller flere skærme på et whiteboard. Tag udgangspunkt det valgte testflow.
7. Handleplan
Udarbejd en handleplan for et pilotforsøg og dernæst skaleringen af processen.
Brug handleplanen til at fastlægge næste skridt.
Facilitator noter:
1. Prototype:
Overvej hvordan man hurtigt kommer igang, og hvilke succeskriterier der er for prototypen?
2. Pilotprojekt:
Kan prototypen skaleres til et pilotprojekt? Og hvilke effekter skal der komme ud af pilotten?
3. Prioriter:
Hvordan ser den fulde løsning ud?