Kvalificeringsworkshop
Har I mange ideer, men har svært ved at analysere, hvilken der kan skabe størst værdi for virksomheden på kort og lang sigt? Kvalificeringsworkshoppen kan her hjælpe jer med at 1) at udvælge og 2) formulere jeres strategiske initiativer.
Målet for workshoppen er at flytte ideerne fra overordnede tanker til konkrete problemer/potentialer, der kan løses/indfries via et efterfølgende sprint.
I workshoppen arbejdes der med at konkretisere 3 trin:
1. Effekt i forhold til den indsats, der kræver at implementere initiativet
2. Kortlægning af den værdi, der kan skabes og opstilling af effektkæder
3. Udfordringer der skal imødegås
Resultatet af workshoppen er målsætninger for initiativet, klarlagte effektkæder og retning for initiativet samt en plan for, hvordan man kommer fra indledende undersøgelser til potentielt fuldt eksekveret initiativ.
Værdien af kvalificeringsworkshoppen er ekstra høj ved innovationsinitiativer, hvor der er høj usikkerhed om, hvordan indsats og effekter er relateret til hinanden.
Workshoppen bliver typisk brugt til:
- Prioritering af initiativer
- Afklaring af effekter og målsætninger
- Udvikling af procesplan for et givent initiativ
Hvem:
Ledergruppe og nøglemedarbejdere
Hvornår:
Prioritering og kvalificering af strategiske initiativer
Hvorfor:
Produktejer, salgsansvarlig og marketingansvarlig
Typisk prototype: -
Typisk test: -
Tid:
60 minutter pr. strategisk initiativ
Step 1: Initiativer
Start med at lave en liste over tiltag/initiativer, som kan hjælpe med at indfri de ‘must-win-battles’, der knytter sig til den eksisterende forretning.
Facilitator noter:
1. Sæt rammen
Overvej hvilke must-win battles, der skal indfries. Hvis man er i tvivl, kan man med fordel gennemgå en strategiworkshop, inden I gennemføre denne workshop.
2. Definer initiativer
Definition af et initiativ kan bestå af følgende:
Navn: Hvad er navnet på initiativet?
Kort beskrivelse: Hvad går initiativet ud på?
Målgruppe: Hvem er målgruppen for initiativet? Er det f.eks. kunder, medarbejdere eller samarbejdspartnere?
Motivation: Hvad ønsker man at stå med/opnå, når initiativet er gennemført?
Step 2: Prioritering
Placer alle initiativer i matrixen.
Start med at placere initiativerne på værdiaksen. Det gøres ved at vurdere, hvor høj en værdi det enkelte initiativ forventes at skabe for forretningen og derefter placere det på aksen. Værdi er relativt og kan være alt fra øget omsætning, kr/øre, tid sparet, nye kunder, konkurrenceposition mv.
Dernæst placeres initiativerne på usikkerhedsaksen. F.eks. kan en usikkerhed være, om den tekniske løsning kan lade sig gøre, om kunderne vil tage imod en ny løsning, om det er profitabelt mv.
Denne øvelse giver overblik over initiativernes placering i forhold til hinanden. Det er oftest fordelagtigt at vælge de initiativer, som skaber høj værdi og har en lav usikkerhed. Udvælg på den baggrund dét initiativ, der skal I arbejdes med i resten af workshoppen.
Facilitator noter:
1. Hvis det ikke er muligt kun at vælge ét initiativ:
Hvis der opstår tvivl om, hvilket initiativ man skal tage med videre i workshoppen, så bed alle deltagere om at vælge ét og kun ét initiativ, som de ønsker at arbejde videre med.
Hvis heller ikke dette fører til klarhed, vælger man de initiativer, som forventes at skabe størst værdi og prioriterer, hvilke initiativer der på kortest tid kan skabe den ønskede effekt.
Step 3: Effektkort
Effektkortet udarbejdes individuelt for et initiativ. Kortet viser sammenhængene mellem organisationens adfærd og de forretningsmæssige effekter, som adfærden (forhåbentligt) medfører.
Kortlæg effektkæderne af initiativet. Dvs. hvad skal gøres for at flytte nøgletal og hvordan bidrager de effekter til forretningsværdien og den overordnede vision.
Se eksempler på effektkort for udvikling af et projekt-dashboard i en rådgivningsvirksomhed og for proces optimering i en produktions virksomhed
Facilitator noter:
1. Vision:
Visionen er svaret på den definerede must-win battle
2. Samlet effekt:
Formuler én samlet forretningsmæssig effekt, som ønskes opnået med initiativet, f.eks. øget oppetid på maskiner eller øget kundetilfredshed.
3. Forretningseffekt:
Identificer og formuler de forretningseffekter, som påvirker den samlede effekt, f.eks. x% af maskinparken, der er standardiseret eller x% hurtigere responstid på henvendelser
4. Adfærdseffekt:
Hvem skal gøre noget anderledes, end de gør i dag, og hvad skal de gøre for at indfri forretningseffekterne? F.eks. hvilke kompetencer skal de besidde, eller hvilke tekniske færdigheder skal de have.
Step 4: Udfordring og spørgsmål
Når effektkortet er konkretiseret, har man et udgangspunkt for at diskutere de væsentligste usikkerheder og udfordringer forbundet med initiativet. Når man har fundet frem til de væsentligste problemer eller udfordringer, vender man dem til spørgsmål, som kan bruges til overordnet rettesnor for et efterfølgende sprint.
Facilitator noter:
1. Udfordringer:
Giv hver deltager 10 min. til at notere, hvilke udfordringer og uklarheder, der er forbundet med initiativet. F.eks. overejelser som: Vil kunderne have det? Kan vi bygge det? Kan vi tjene penge på det?
2. Spørgsmål:
Tag den største udfordring og vend til et spørgsmål. Er udfordringen f.eks. at: “ingen i værkstedet gider at indtaste data” så vend denne udfordring til “hvordan sikrer vi, at vi får relevante data fra værkstedet?”. Spørgsmålet er aktivt og det gør at det er nemmere at arbejde med.
5. Proces for initiativet
Optegn en proces for, hvordan eller hvad der skal til, for at besvare spørgsmålene.
Slut af med at fastlægge næste skridt og indkalde til det næste sprint
Facilitator noter:
1. Hvordan?:
Redskabsblokken i Gentænk NU! indeholder flere forslag til, hvordan man bedst muligt skaber en proces for hurtigt at komme frem til en test- og implementerbar løsning. Se flere muligheder her: https://mgmt.au.dk/smv/gentaenk-nu/redskaber