Procesoptimerings-sprint
Sprintet hjælper med at stille skarpt på, hvordan man bedst optimerer eksisterende processer.
Det kan f.eks. være interne processer eller processer, som involverer kunder og/eller samarbejdspartnere.
I sprintet optegner man processen, som den er nu (as-is) og sætter fokus på, hvad der fungerer ‘godt’ og ‘mindre godt’. Med det udgangspunkt kan man udarbejde en ny og bedre proces (to-be). Det er vigtigt at sikre, at alle forstår og er enige om processerne i optimeringsinitiativet.
Husk at deltagerne på sprintet gerne må være fra forskellige afdelinger i virksomheden, sådan at både tekniske kompetence, brugere og forretningen er repræsenteret. Det giver de bedste muligheder for, at tænke alle processer ind og at få idéer fra mange forskellige områder i virksomheden.
Procesoptimerings-sprintet består af 5 dele. For at spare tid kan Step 1 med fordel kortlægges inden selve sprintet og præsenteres indledningsvist.
Sprintet bliver typisk brugt til:
-
Optimering og/eller nyudvikling af interne processer
-
Gentænkning af prismodeller
-
Gentænkning af digitalt setup
-
Aktivering af data
-
Optimering af salgsprocesser, kunderejser, effektivisering af salg og rekruttering
Hvem:
Procesejer og nøglemedarbejdere + evt. eksterne eksperter.
Hvornår:
Ved opstart af initiativer, hvor processen skal gentænkes eller optimeres.
Hvorfor:
Giver overblik over udfordringer og potentialer i en given proces.
Typisk prototype:
To-be proces og dele som skal bruges til at skabe den nye proces.
Typisk test:
Test i en enkelt afdeling eller isoleret områder, hvor det er hurtigt at efterprøve udfaldet af testen
Tid:
120 min., hvis kortlægningen er foretaget forinden
Step 1: As-is
Kortlæg processen, som den ser ud nu (as-is).
Der er mange forskellige processer, hvilket kalder på forskellige måder at optegne processen på.
Herunder ser du et par eksempler:
- Salg: Hvordan ser salgstragten ud fra første gang en kunde hører om produktet til, de har købt det?
- Interne processer (f.eks. ERP-system, Bogføring mv.): Hvordan er gennemløbet fra opgaven startes til den afsluttes?
- Kunderejse: Hvilken oplevelse har kunderne fra køb til service og genkøb?
- Værdikæde: Hvordan går produktet fra råvare til salgbart produkt?
Kortlægningen af as-is kan med fordel gøres inden sprintet!
Step 2. Speedbåd
Når processen er kortlagt, er det tid til at undersøge, hvor potentialerne/udfordringerne ligger. Her kan man med fordel have lavet relevante analyser forinden, så man ved, om der problemer, som brænder mere på end andre. Ellers noteres, “hvad fungerer godt?” og “hvad fungerer mindre godt?”
Prioriter og marker de væsentligste svagheder i processen.
Facilitator noter:
1. Hvad fungerer godt?
Giv hver deltager 5 min. til at notere, hvad der fungerer godt i jeres proces som den er nu. Placer og gennemgå noterne i den proces, som der er kortlagt
2. Hvad fungerer mindre godt?
Giv hver deltager 10 min. til at notere, hvad der “fungerer mindre godt” i den eksisterende proces?
3. Stem
Giv hver deltager 3 stemmer og stem på det, som opleves, som den største udfordring i den nuværende proces.
4. Spørgsmål?
Tag den største udfordring og vend til et spørgsmål. Er det f.eks. at “ingen i værkstedet gider at indtaste data” så vend denne udfordring til “hvordan sikrer vi, at vi får relevante data fra værkstedet?”. Spørgsmålet er aktivt og gør det nemmere at arbejde med.
Step 3: Idéer
Brug det eller de højest prioriterede spørgsmål som udgangspunkt for at udarbejde idéer til løsningen/er. Prioritér og præsentér idéerne for hinanden.
Facilitator noter:
1. Inspiration:
Start med at give deltagerne 10-15 min. til at finde eller komme på inspiration til mulige løsninger. Kort sagt lav en bruttoliste over mulige løsninger. Tænk gerne uden for egen branche og overvej, “hvem andre, der gør det godt?” Præsentér inspirationen for hinanden.
2. Løsninger:
Lad hver deltager udarbejde deres egen løsning. Alt afhængig af kompleksitet kan dette gøres med forskellige mængder af tid. 20-40. minutter
3. Prioriter:
Prioriter forslag til løsninger i en værdi/indsats matrix. Og udvælg de idéer som flest tror mest på.
Step 4: To-be
Optegn den nye proces
Med udgangspunkt i idéer til en løsning udarbejdes nu den nye proces. Denne optegnes i fællesskab og med brug af de løsninger deltagerne har foreslået/udarbejdet.
5. Handleplan
Udarbejd en handleplan for et pilotforsøg og dernæst for skaleringen af processen.
Brug handleplanen til at fastlægge næste skridt.
Facilitator noter:
1. Prototype:
Overvej hvordan man hurtigt og lettest kommer igang, og hvilke succeskriterier der er for prototypen?
2. Pilotprojekt:
Kan prototypen skaleres til et pilotprojekt? Og hvilke effekter skal opnås ved pilotprojektet?
3. Prioriter:
Hvordan ser den fulde løsning ud?